🐾 Informacja O Przechowywaniu Akt Osobowych W Świadectwie Pracy

Retencja danych osobowych to, innymi słowy, okres przechowywania danych osobowych. Dla każdego administratora danych retencja powinna być jednym z kluczowych aspektów kształtowania systemu ochrony danych osobowych. Brak identyfikacji okresu przechowywania danych osobowych lub nieprzestrzeganie prawidłowo ustalonych okresów retencji danych osobowych będzie bowiem stanowiło naruszenie Świadectwo pracy. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy Sprostowane świadectwo pracy powinno być wystawione z bieżącą datą, przy czym informacja, że świadectwo pracy wydano w wyniku sprostowania jest zbędna. Wskazane jest natomiast aby w celach dowodowych sporządzić notatkę służbową o sprostowaniu świadectwa i jego przyczynach, którą należy przechowywać w części C akt osobowych 26225 명이 이 답변을 좋아했습니다 질문에 대한: "informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy - Akta osobowe - jak prowadzić teczkę"? 자세한 답변을 보려면 이 웹사이트를 방문하세요. 4696 보는 사람들 Świadectwo pracy – dokument wydawany pracownikowi (albo osobie pisemnie przez niego upoważnionej) przez pracodawcę, w związku z wygaśnięciem umowy o pracę lub rozwiązaniem stosunku pracy. Dokument wydawany jest maksymalnie do ostatniego dnia trwania umowy. Kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika [1] . Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019 roku. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej, skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat - to zmiany, które mają zmniejszyć obciążenia biurokratyczne pracodawców. Nowelizacja wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku. W związku z czym ma obowiązek naprawić swój błąd w ciągu 7 dni. Sprostowanie świadectwa pracy polega w tym przypadku na wydaniu nowego świadectwa pracy. Nowy dokument musi zawierać aktualną datę i naniesione poprawki w jego treści (bez wpisywania informacji, że jest to korekta świadectwa pracy). Organ nadzorczy nałożył administracyjną karę pieniężną w wysokości prawie 16 tys. zł na firmę z branży motoryzacyjnej. Powodem takiej decyzji było niezgłoszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych naruszenia ochrony danych osobowych polegającego na utracie świadectwa pracy pracownika. Decyzja nie jest prawomocna a spółka odwołała się do sądu. Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Z dniem 6 lutego 2023 r. w Dzienniku Ustaw została ogłoszona ustawa zmieniająca kodeks pracy, która oprócz nowych zasad pracy zdalnej, określiła zasady kontroli trzeźwości pracowników. Konsekwencją tej nowelizacji są zmiany w dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 21 qloPz. Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym, pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest każda jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Część A akt osobowych Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Część B akt osobowych Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela). Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami. W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów. Część C akt osobowych W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracowniko Informacja o okresie przechowywania akt jest wydawana po zakończonym stosunku pracy równolegle ze świadectwem pracy. Czy wydanie tej informacji jest obowiązkowe? W artykule szczegóły!Obowiązki pracodawcy Według przepisów Kodeksu pracy pracodawca ma następujące obowiązki względem swoich pracowników:obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy; obowiązek zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;obowiązek prowadzenia systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;obowiązek terminowego i prawidłowego wypłacania pracownikom należnego im wynagrodzenia za pracę;obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;obowiązek stwarzania pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;obowiązek zaspokajania w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeb pracowników;obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;obowiązek wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia niedawno, w chwili kiedy dochodziło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca miał obowiązek wydać pracownikowi wyłącznie świadectwo pracy. Co do zasady należy to zrobić w ostatnim dniu pracy, a gdyby z różnych przyczyn wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie było możliwe, wówczas pracodawca musi je wydać w ciągu 7 dni lub przesłać je byłemu pracownikowi przesyłką dotyczące okresów przechowywania aktNa skutek nowelizacji przepisów Kodeksu pracy obowiązującej od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Wprowadzenie tej regulacji wynika ze zmian przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji 2019 roku okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku doszło do zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. I tak w wypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ustala się go bowiem na podstawie starych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W tej sytuacji okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży raport przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a należy ją przechowywać 50 lat. Od stycznia 2019 roku w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydania byłemu pracownikowi:informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; informacji o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym przez pracodawcę przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W informacji przekazywanej pracownikowi należy dokładnie określić termin, do kiedy przechowywane są dokumenty pracownicze, gdyż ma to znaczenie dla ustalenia okresu, kiedy pracownik będzie mógł zgłosić się po odbiór swojej dokumentacji pracowniczej. Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej należy liczyć od upływu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma na to miesiąc. W informacji mu przekazywanej należy dokładnie wskazać ten termin. Pracodawca powinien również poinformować pracownika, że w przypadku, kiedy ten nie odbierze dokumentacji pracowniczej po zakończeniu okresu jej przechowywania, pracodawca po upływie wskazanego czasu w informacji wydawanej pracownikowi dokona zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób trwały, uniemożliwiający jej informacje, które pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi, powinny być zindywidualizowane i obowiązek informacyjny pracodawcy stosowany jest do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 wejściu w życie powoływanych rozwiązań pojawiły się wątpliwości co do tego, czy mają one zastosowanie we wszystkich przypadkach rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej obowiązki informacyjne dotyczą wyłącznie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 roku. Dlatego też wydanie informacji do świadectwa nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, co wynika z art. 7 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich Anna zostaje zatrudniona 2 stycznia 2019 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2019 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć jej umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2019 roku. Pracodawca, wydając pani Annie świadectwo pracy, przekazał jej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. Przechowywać on będzie jej akta osobowe i dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tj. od 1 stycznia 2020 roku. Tym samym dokumentacja pracownicza pani Anny będzie przechowywana do 31 grudnia 2029 roku. Będzie ona mogła ją odebrać od byłego pracodawcy w okresie od 1 stycznia 2030 roku do 31 stycznia 2030 roku. Taką też informację od niego 2. Pani Anna zostaje zatrudniona 2 stycznia 2017 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2020 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2020 roku. Wydając pani Annie świadectwo pracy, nie ma obowiązku przekazywać jej informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, informacji o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze świadectwem. Nie ma możliwości wskazania tych informacji w treści świadectwa pracy, gdyż przepisy aktów prawnych i aktów wykonawczych wskazują szczegółowo elementy, jakie znajdują się w tym informacja:Miejscowość, dataDane pracodawcyDane pracownika INFORMACJA O OBOWIĄZKACH PRACODAWCY DOTYCZĄCYCH PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ ORAZ PRAWACH PRACOWNIKA Z TYM ZWIĄZANYCHNa podstawie art. 946 Kodeksu pracy informuję, że: Okres przechowywania Pana/Pani dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, tj. do dnia ................... Po upływie wyżej wskazanego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przysługuje Panu/Pani prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po tej dacie, tj. od .................... do .................... W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym okresie Pana/Pani dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający jej pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, lub osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy Kiedy doszło do poinformowania pracownika o terminie odbioru dokumentacji pracowniczej, natomiast nie zgłosi się on po nią po upływie okresu jej przechowywania, wówczas pracodawca ma obowiązek jej zniszczenia. Zniszczenie powinno nastąpić w przeciągu 12 miesięcy, licząc od dnia, do którego pracownik mógł odebrać tę dokumentację. Przechowywanie jej po tym okresie jest niezgodnie z prawem. Pracodawca ma dowolność co do sposobu zniszczenia kopii dokumentacji pracowniczejPonadto wskazać należy na uprawnienie pracownika do żądania wydania mu kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej, które można zgłosić zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i przy jego zakończeniu. Uprawnienie to pozwala uzyskać dokumentację pracowniczą przed terminem uprawniającym pracownika do jej odbioru przed zniszczeniem. W takiej sytuacji wydanie dokumentacji prowadzonej w formie papierowej musi polegać na sporządzeniu jej kopii opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku prowadzenia przez pracodawcę elektronicznej dokumentacji pracownikowi winno zostać odwzorowanie cyfrowe zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją musi wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika. Z tego co czytam, to przepisy nie wskazują, że przekazujemy informację wyłącznie pracownikom dla których jest 10 okres że informację przekazujemy wszystkim pracownikom z którymi rozwiązujemy stosunek pracy od czyli też tym z 50 letnim okresem prawna:U S T A W A z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Poz. 357)Art. 946. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:„9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”Art. 945.§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następu-jącego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy